למרבה המזל אפשר לצמצם נזקים ואף להימנע מאסון אם יודעים להיערך בהתאם.
להיערך מראש למשבר הבא
לכל חברה יש סכנות פוטנציאליות שונות ועליה להיערך בהתאם כדי למנוע או לצמצם את השפעתן בעזרת תוכנית המשכיות עסקית מפורטת.
תכנית ההמשכיות העסקית מתייחסת להיבטים השונים של מניעת אסונות, ניהולם בזמן אמת והתאוששות מיטבית לאחריהם.
אחד מהסעיפים המרכזיים בתוכנית מתייחס לאופן הנכון שבו יש לנהל אירוע משבר, בין היתר:
- הגדרת פרוטוקול תגובה לתרחישים שונים אירועי משבר, ואימון הצוותים נדרשים באופן הפעולה המיטבי בשעת האירוע.
- הגדרת והכשרת צוותי תגובה מבין עובדי החברה במחלקות השונות כגון: אנשי מחשוב, משפטים, מכירות, כספים או הנהלה.
- יצירת התקשרות מוקדמת עם צוותים מחוץ לחברה, אשר עלולים להיות חיוניים בזמן חירום כגון: מומחי סייבר, אנשי יח"צ ודוברות, עורכי דין בעלי התמחות בנושא המשבר, מוקד שירות לקוחות חיצוני ועוד.
מאחר וקשה לחזור את האסון הבא, ההכשרה לניהול המשברים צריכה להיות רחבה וגמישה ככל הניתן, כדי לאפשר אדפטציה מהירה בזמן אמת למצב בשטח.
תרגול והיערכות נכונים הם המפתח להצלחה של ניהול המשבר וחזרה לשגרה בנזקים מופחתים ובמהירות מירבית.
מה עושים כשרגע האמת מגיע
לתגובת הארגון למשבר בזמן אמת חשיבות מכרעת ביכולתו לצלוח את המשבר ולהתאושש בהצלחה.
- הכרזת מצב חירום - הכרה באירוע והפעלת תוכניות ונהלי החירום.
- השתלטות על האירוע - צמצום ועצירת הנזקים והתחלת תהליך השיקום, לחזרה מהירה לשגרה.
- התנהלות מול התקשורת- תגובה מהירה עם מסרים ברורים המשקפים את חזון החברה, אשר עיקריהם נקבעו מבעוד מועד.
- שמירה על רציפות תפעולית והמשך פעילות החברה - כמו בזמן שגרה, גם במקרה אסון חשוב שהחברה תמשיך לתפקד עד כמה שניתן באופן נרחב ובהתאם לתנאים שנוצרו. זה השלב שבו יש צורך לקבל החלטות ולנהל את החברה בהתאם לתוכנית החירום שהוכנה ותורגלה מראש.
- ועוד.
חשוב לבצע ניתוח והפקת לקחים לאחר שהמשבר הסתיים, ולעדכן בהתאם את תוכניות ניהול המשברים בחברה.
המאמר באדיבות חברת אלמנטס, המתמחה בהכנת חברות וארגונים למשברים וניהולם בזמן אמת. לפרטים נוספים מוזמנים להיכנס לאתר החברה.
מוגש מטעם: חברת אלמנטס
